Projectplanning
Iedereen is overtuigd dat je voor een project van welke aard en complexiteit dan ook, een projectplan moet opstellen. Maar hoe je dat doet en wat planning project nu juist moet inhouden blijft eerder vaag.
Plan voor succes met MAPP projectplanning.
Een projectplan is een belangrijk gegeven. Als projectleider is het DE tool om de uitvering te sturen, bij te sturen en ervoor te zorgen dat je het doel succesvol bereikt binnen tijd en budget. Jouw projectplan geeft overzicht door integratie van timemanagement en voorkomt crisismanagement doordat het risicobeheer werd opgenomen in het projectplan.
De meeste oorzaken van mislukking worden dan ook voorkomen door een sterk projectplan. Het stoelt op de juiste kennis, het houdt rekening met alle betrokkenen, het gaat verspilling tegen, het zorgt voor flow in de uitvoering en het ondersteunt een goede communicatie.
Het is dus veel meer dan een aaneenschakeling van activiteiten die je hebt gedefinieerd in een WBS (Work Breakdown Structure) om tot het beoogde resultaat te komen.
Vragen bij de planning van jouw project?
Een goed projectplan geeft permanent antwoord op de volgende vraag:
“Wie doet wat, waar, wanneer, hoe, waarom en met welke middelen?”
Maar hoe kom je nu tot het antwoord hierop?
Met MAPP projectplanning vind je het antwoord via een matrixanalyse.
Elk plan bestaat uit zes planningscomponenten die stuk voor stuk moeten bepaald worden:
- Activities: alle activiteiten die nodig zijn om tot het resultaat te komen
- Business Objective: Het uiteindelijke doel en de milestones die je zal bepalen
- Commitment of resources: de middelen die je toewijst aan de activiteiten
- Lines of operation: waar en hoe je focus legt in elke stap van je project
- Sequence: bepaling van je verschillende stappen en de milestones
- Delays: jouw overzicht van de evolutie in de tijd met hierin ook de integratie van jouw timemanagement en het eventuele overzicht via PERT of GANTT
Beoordelingsfactoren
De gegevens voor al deze componenten haal je uit een diepe en brede analyse van alles wat een invloed zal en kan hebben op jouw project: de beoordelingsfactoren.
- Mission: wat moet je nu eigenlijk bereiken en hoe? Hoe houd je rekening met de missie en visie van het bedrijf? Wat zijn de expliciete en de impliciete taken?
- Environment: in welke omgeving wordt jouw project tot stand gebracht (en dat in de meest algemene zin van het woord)? Denk maar aan milieu, meteo, bedrijfscultuur, infrastructuur, wet- en regelgeving, CAO, …
- Opponent: iets of iemand die jouw project kan doen mislukken en waarop je een invloed kan laten gelden. Enkele voorbeelden zijn concurrentie, politiek, drukkingsgroepen.
- Resources: alle middelen die je tot je beschikking kan hebben of die je mogelijk kan verwerven. Als steun kan je hier gebruik maken van de 5M (Men, Machines, Money, Methods, Materials)
Nadat je alle gegevens in de matrix hebt ingebracht en daarbij hun onderlinge interactie hebt bekeken, zal je meerdere plannen kunnen voorleggen aan de projectsponsor die allemaal voldoen aan de gestelde eisen van de "ijzeren driehoek"
Projectplanning voorleggen
Om deze mogelijke projectplannen voor te leggen aan je projectsponsor ga je als volgt te werk:
- Enkele planningscomponenten zullen eenduidig bepaald zijn. Deze komen onveranderd terug in elk plan.
- Voor de andere componenten zal je een of meerdere mogelijkheden hebben. Hiervoor bepaal je de onderlinge mogelijke combinaties en deze vind je eenvoudig omdat je alle interacties hebt bestudeert.
- De mogelijke combinaties geven dan samen met de bepaalde planningscomponenten de verschillende plannen. Ze voldoen allemaal maar hebben een ander accent: snellere uitvoering, kleinste budget, minste invloed op de organisatie, grootste draagvlak, …
Een ijzersterke projectplanning als resultaat
Na beslissing door de projectsponsor en misschien nog enkele kleine aanpassingen heb je het plan waarmee je verder kan.
Schematisch voorgesteld ziet dit er zo uit:
Aan de hand van dit plan kan je nu de risico’s bepalen en deze vervolgens verwerken in je plan.
Voor elk risico ga je na:
- Hoe je het kan vermijden door een kleine aanpassing te doen aan je plan
- Of welke reactie je moet voorbereiden om snel op de bal te spelen indien het risico zich manifesteert
Het resultaat? Een “Projectplan gericht op succes waarin het onvoorziene wordt voorzien”.
Heb je een vraag? Wens je meer uitleg over projectplanning? We zijn er voor jou.
Tel: +32 499 84 26 26
Mail: marc@mappcons.be
Adres: Zepbrugstraat 35, 3545 Halen
Deel met je vrienden:
